Is je klant (nog) niet klaar om e-facturen via Peppol te ontvangen? Dan mag je tijdelijk een alternatief gebruiken, zoals een pdf-factuur via e-mail. Die factuur blijft volledig rechtsgeldig, waardoor jij als ondernemer gewoon voldoet aan je wettelijke facturatieplicht.
👉 Let op: de verantwoordelijkheid ligt wel bij je klant. Die is verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen. Doet hij dat niet, dan loopt hij het risico op sancties. De overheid raadt aan om eventueel een korte vermelding op de factuur toe te voegen waarin je aangeeft dat de klant nog niet aangesloten is op Peppol.
Ons advies: stel de overstap niet uit. Hoe sneller je Peppol correct gebruikt, hoe minder gedoe later.
Alles geregeld in één tool met Agromanager
Met Agromanager regel je je facturatie eenvoudig, ook wanneer Peppol nog niet overal actief is:
- Je verzendt e-facturen via Peppol
- Je ziet meteen of je klant aangesloten is op het Peppol-netwerk
- Is dat (nog) niet zo? Dan verstuur je de factuur tijdelijk per e-mail als pdf
Zo voldoe je aan de wetgeving én hou je je administratie overzichtelijk — zonder extra werk.
Hoe controleer je of je klant al op Peppol zit?
Twijfel je of je klant e-facturen via Peppol kan ontvangen? Dan kan je dat op verschillende manieren nagaan:
- Even navragen
Een korte telefoon of mail volstaat vaak. Veel bedrijven zijn al bezig met de overstap, maar communiceren hun Peppol-ID pas later.
- Peppol Directory
Zoek het KBO-nummer van je klant op in de Peppol Directory. Verschijnt hij niet in de lijst? Dan is er nog geen aansluiting.
- In Agromanager
Agromanager controleert automatisch of je klant op Peppol zit. Handig én betrouwbaar. Is er geen aansluiting, dan kies je automatisch voor verzending via e-mail.
Zo factureer je correct zonder Peppol-aansluiting
Is je klant nog niet aangesloten op Peppol? Dan kan je nog steeds een factuur sturen, zolang je dit correct aanpakt:
- Vermeld waarom je een alternatief gebruikt: de klant is nog niet bereikbaar via Peppol
- Verstuur tijdelijk een pdf-factuur per e-mail, met alle verplichte factuurgegevens
- Voeg eventueel een korte toelichting toe op de factuur
- Maak afspraken met je klant over wanneer hij wel via Peppol zal kunnen ontvangen
👉 Belangrijk om te weten: klanten die niet voldoen aan de e-facturatieverplichting riskeren boetes:
- Eerste overtreding: € 1.500
- Tweede overtreding: € 3.000
- Derde overtreding: € 5.000
Dat loopt snel op.
Communiceer proactief met je klanten
Door je klanten goed te informeren, verloopt de overstap naar Peppol een pak vlotter. Leg kort uit wat de voordelen zijn:
- Snellere verwerking van facturen
- Minder fouten in de administratie
- Automatische koppeling met de boekhouding
Je kan hen ook doorverwijzen naar hun boekhouder of een betrouwbare Peppol-provider.
Maak je facturatie toekomstklaar met Agromanager
Met Agromanager wordt e-factureren geen extra zorg, maar een logisch onderdeel van je administratie:
- Je ziet meteen of je klant op Peppol zit
- Geen aansluiting? Dan verstuur je eenvoudig een pdf
- Je werkt altijd volgens de wettelijke regels
- Alles zit in één overzichtelijk systeem, afgestemd op de agrosector
Zo hou jij meer tijd over voor wat écht telt: je bedrijf runnen.
